Snabbare säker och korrekt kommunikation inom kommunal vård och omsorg

Borås Stad använder Care to Translate för att överbrygga språkbarriärer inom socialpsykiatrin och stödboenden. Genom att ersätta okontrollerade översättningsverktyg med en säker, GDPR-kompatibel lösning har kommunen stärkt säkerheten för vårdtagare, minskat missförstånd, sparat värdefull personaltid och undvikit riskerna med digitala verktyg som inte uppfyller kraven.

Om verksamheten

Borås Stad är en av Västsveriges största kommuner med cirka 115.000 invånare. Sociala omsorgsförvaltningen och Vård- och äldreförvaltningen ansvarar för ett brett utbud av tjänster, inklusive socialpsykiatri, stödboende och äldreomsorg.

Andreas Plotzki, ICT Coordinator, har arbetat i kommunen i mer än två decennier och leder idag implementeringen av digitala verktyg inom olika tjänster.

Problemet

Flera enheter i Borås Stad hade boende som inte talade svenska - vissa talade bara arabiska eller kinesiska. Personalen hade förlitat sig på icke-kompatibla verktyg som Google Translate och ChatGPT för att kommunicera.

Som Andreas förklarar skapade detta stora utmaningar:

"Det känns inte bra att den här typen av verktyg används i organisationen."

Dessa verktyg var inte bara oförutsägbara vad gäller översättningskvalitet (vilket riskerade säkerheten i vårdkritiska situationer), de innebar också att kommunen riskerade att bryta mot GDPR. Personalen behövde fortfarande kommunicera och utan ett godkänt verktyg skulle de fortsätta att använda alternativ som inte uppfyllde kraven.

Detta skapade tre centrala utmaningar:

1. Riskfyllda och tidskrävande lösningar

Personalen förlitade sig på kroppsspråket eller bad kollegor eller släktingar om hjälp - vilket tog extra tid och ökade risken för missförstånd.

2. Risker med IT-efterlevnad och dataskydd

Att använda öppna verktyg innebar ingen kontroll över datahantering, lagring eller noggrannhet.

"En sak kan du vara säker på: organisationen kommer inte att sluta använda verktyg som hjälper dem - inte ens om ett dataskyddsombud säger nej. Det är därför vi ville att övergången skulle ske snabbt."

3. Säkerhetsproblem för de boende

Missförstånd kan leda till felaktiga vårdrutiner, missförstånd kring medicinering eller osäkra interaktioner i vardagen.

Kommunen behövde en säker, kompatibel och snabb lösning, utan att lägga till en tung administrativ börda eller utdragna upphandlingsprocesser.

Hur de använde appen

När behovet blev tydligt bestämde sig Borås Stad för att agera omedelbart.

Andreas förklarar hur snabbt det gick:

"Det tog inte mer än en vecka innan vi hade tagit ombord fyra superanvändare - och sedan var de på rätt spår."

1. Snabb onboarding utan att kräva resurser

Teamet bildade en liten grupp superanvändare, gav dem en snabb utbildning i Care to Translate och rullade ut verktyget till två enheter som en första pilot.

"Allt jag behövde göra var att skicka över några e-postadresser - Care to Translate tog hand om resten."

2. Ersätt verktyg som inte uppfyller kraven med en GDPR-säker lösning

Kommunen lyfte fram två huvudskäl till att agera snabbt:

• Översättningar kan valideras för att undvika osäkra "hallucinationer"
• Appen lagrar inga personuppgifter

"Med Care to Translate finns det inget sätt att spåra vem som sa vad. Inget registreras och inget sparas."

3. Direkta förbättringar i arbetsflöde och inkludering

Superusers skapade skräddarsydda listor med fraser för sina enheter - en för en arabisktalande invånare och en annan för en kinesisktalande invånare.

"Care to Translate har ett brett utbud av fraser i sitt bibliotek som är särskilt anpassade för dessa situationer."

Personalen började snabbt använda appen för:

• Dagliga vårdrutiner
• Säkerhetskritiska frågor
• Överlämningar mellan kollegor
• Kommunikation med boende och anhöriga
• Stöd för flerspråkig personal att lära sig svensk vårdterminologi

Andreas lyfter fram effekten på arbetsmiljön:

"Vi har breddat de sätt vi kan kommunicera på. Det är frustrerande när man tvingas tala genom bara en person i en hel arbetsgrupp."

Resultatet

1. Ökad säkerhet för vårdtagare

Genom att ersätta okontrollerade verktyg med validerade översättningar minskade kommunikationsbristerna i den dagliga vården avsevärt. Personalen kan nu ställa viktiga frågor direkt och på ett säkert sätt.

"Det är viktigt att vi har kvalitetssäkrade fraser, och inte bara en AI som hallucinerar fram svar."

2. Minskad tidsåtgång för att lösa problem

Båda enheterna såg omedelbara förbättringar:

• Snabbare rutiner
• Smidigare daglig dialog
• Mer självsäker och självständig personal

"Det tog bara en vecka från det att pilotprojektet startade, och nu knackar andra avdelningar på dörren och vill använda verktyget."

3. Lägre risk och lägre kostnader

Genom att centralisera översättningen i ett säkert verktyg undvek kommunen:

• Dolda kostnader på grund av missförstånd
• Säkerhetsincidenter orsakade av bristande kommunikation
• GDPR-relaterade risker från öppna AI-verktyg

Verktyget blev dessutom ett omedelbart alternativ till okontrollerade översättningsappar, vilket samtidigt minskade IT-riskerna och kostnaderna.

4. Förbättrad inkludering och arbetsmiljö

Personal som själva inte talar flytande svenska kan kommunicera på ett säkrare sätt:

"Vi har flera medarbetare som inte har svenska som modersmål, och ingen av dem har haft några problem med att lära sig appen."

Så i allmänhet, vad är Andreas råd till organisationer som vill prova appen? 

"Var inte rädd för att prova. Ladda ner appen på några telefoner och låt personalen testa den."

Vill du veta mer?

Är du nyfiken på att testa Care to Translate inom kommunal vård och omsorg? Implementeringar som Borås Stad visar att en säker, kompatibel utrullning kan göras på bara några dagar, vilket ger mätbara förbättringar i säkerhet, kostnad och effektivitet.

Hör av dig så berättar vi mer om hur du kan testa vår medicinska översättare på din avdelning.